Caso de éxito: Automatización de carga de facturas con IA

Te comparto este caso de éxito reciente con uno de mis clientes, que te puede interesar.

Automatización de carga de facturas en una empresa constructora.

Una empresa constructora especializada en obra pública, edificios, y naves industriales, procesa más de 1.000 comprobantes mensuales, el 80% facturas de proveedores en PDF. Hasta hace poco, una persona del área administrativa dedicaba prácticamente toda su jornada a abrir cada PDF, extraer manualmente los datos y cargarlos uno por uno a su sistema. El cuello de botella no se quedaba sólo en la carga: las facturas atrasadas frenaban la contabilización, demoraban los pagos a proveedores y generaban un goteo constante de reclamos que volvían a caer sobre la misma persona sobrecargada, mientras otras tareas administrativas de mayor valor quedaban relegadas.

En solo 4 semanas, junto al área de Sistemas de la empresa, la solución quedó 100% personalizada e integrada al flujo de trabajo habitual y a los sistemas de la empresa. Hoy se procesan las facturas de forma automática apenas llegan: sólo suben los PDFs con su orden de compra adjunta a una carpeta -como siempre se hizo-, y desde ahí un modelo de IA extrae los datos de diferentes tipos de comprobantes, los cruza con la orden de compra y los deja listos en el formato que necesita el ERP de la empresa, en cuestión de unos pocos segundos. Las facturas pendientes de carga pasaron de centenas a cero!, y la persona que antes destinaba su día completo a esta tarea hoy recuperó 80% de sus horas para dedicarlas a tareas más motivantes, a supervisar la automatización, y a atender a los proveedores con la dedicación que requieren.

El impacto va más allá de lo operativo: al tener la información contable disponible en tiempo real y no con días de demora, la empresa mejoró la precisión de su proyección de flujo de caja y logró cierres contables más rápidos, dos variables que antes dependían de cuánto se tardara en terminar de cargar facturas atrasadas. Hoy es una operación que puede absorber picos de facturación -cuando hay más obras- sin necesidad sumar más gente, y con datos financieros disponibles cuando realmente se necesitan para decidir.

Y ésto sólo es un paso. Ya estamos trabajando en la mejora de otro proceso similar. 

Espero que te sirva de inspiración. Y si ésto te resuena, HABLEMOS!