Una pizarra, un robot y un cambio real

Te comparto este recuerdo que al verlo me saca una sonrisa.

Es una foto de una pizarra. Un dibujo tosco, con flechas, nombres de carpetas, siglas técnicas… y un robot. No parece gran cosa, pero fue clave para resolver uno de los proyectos más complejos que me tocó liderar.

Esto fue hace varios años, cuando aún nadie hablaba de la IA (Inteligencia Artificial) ni automatización masiva.

La empresa es una de las aseguradoras más grandes de Argentina. Me habían convocado para liderar un subproyecto crítico dentro de la implementación de un nuevo ERP. ¿El objetivo? Sustituir un sistema in-house que gestionaba más del 50% de los ingresos mensuales, provenientes de cobranzas a través de bancos, financieras y otros entes. Nada estaba estandarizado. Cada ente tenía su propio proceso, normalmente manual, lento y dependiente de una sola persona.

Bastó un breve relevamiento para darme cuenta de la magnitud del problema:

• Cientos de archivos procesados manualmente.

• Procesos distintos por cada entidad.

• Intervención humana en cada paso.

• Y un sistema que acumulaba información durante semanas antes de procesarla.

La complejidad era tal que si no lo abordábamos con urgencia, podía convertirse en un obstáculo serio para el proyecto madre: el nuevo ERP.

Imaginé este robotito, que bauticé "Robocopes", para representar gráficamente el corazón de la solución: una automatización basada en un bus de servicios (ESB) que conectara los sistemas internos con más de 70 entidades externas con un ERP que centralizaba la gestión de la cobranza. Ese dibujo fue evolucionando, pero siempre me ayudó a comunicar volúmenes, riesgos y oportunidades a equipos diversos.

Con la arquitectura validada, formamos un equipo multidisciplinario con usuarios clave, desarrolladores, testers, analistas funcionales, consultores del ERP y expertos en gestión del cambio. Todo el mundo trabajaba remoto (y esto fue antes de la pandemia). Nadie operaba desde su silo. Nos veíamos como un solo equipo, sin importar de qué empresa veníamos.

Adoptamos Scrum con sprints mensuales. Priorizamos por valor al negocio. Hicimos retrospectivas presenciales, lanzamos el proyecto con el primer streaming en la historia de la empresa, y tuvimos conversaciones con más de 70 entidades para relevar, informar, co-crear y ajustar.

A medida que el ERP avanzaba, tuvimos que iterar sobre casi todo lo ya hecho. Y fue incómodo. Pero ahí se confirmó: el abordaje ágil había sido el correcto.

Logramos lo que parecía imposible:

• Estandarización del proceso, lo que permitió escalar sin reescribir todo.

• Automatización inteligente, con información más confiable y actualizada.

• Personas liberadas de tareas repetitivas, que ahora podían aportar mucho más valor.

¿Fue fácil? No. Tuvimos conflictos, momentos de caos, desafíos de comunicación. Pero también conversaciones valientes, acuerdos genuinos y sentido de propósito.

Y sí, casi cerrando el proyecto… llegó el coronavirus. Nos adaptamos. Y lo terminamos.

Mirando este dibujo, recuerdo que lo técnico nunca es solo eso.
Detrás de cada integración, hay conversaciones, miedos, ideas, decisiones, acuerdos.
Y detrás de cada solución, hay personas que se animaron a cambiar, en pos de un propósito compartido

Este proyecto me enseñó que los valores ágiles —colaboración, adaptación, foco en el cliente, entrega temprana— no son una metodología. Son una forma de abordar proyectos complejos, con humildad y apertura.

Y a veces me pregunto… si hoy, con la Inteligencia Artificial disponible, tuvieramos que rediseñar Robocopes, ¿sería un simple robot de integración o un agente inteligente que aprende, decide y se adapta?

Ayer, casi cuatro años después, quien asumió el rol de Product Owner del proyecto me escribió esto:
"El Robocopes va como piña... lo fuimos maquillando un poco pero está firme firme jejeje."

Esta respuesta, me confirmó algo que vengo confirmando en cada proyecto: cuando un proyecto se hace bien, con calidad desde el inicio, no solo entrega valor al final… lo sigue entregando años después.

¿Tenés un proceso crítico que aún depende de parches, personas clave o suerte?

Si esta historia te resonó, escribime. Tal vez sea  hora de redibujar tu sistema.